Exportar datos del POS: comprueba que puedas usar los archivos
Una exportación del POS sirve cuando puedes identificar los registros, entender sus campos y conciliar los totales fuera del sistema anterior. Pide archivos representativos antes de elegir el reemplazo. Un botón «Exportar CSV» no confirma que todos los registros, relaciones, imágenes o saldos de clientes puedan trasladarse al nuevo POS.
Pide un conjunto de archivos, no una promesa de «todos los datos»
Empieza por los registros que necesitas para operar y explicar el historial. Marca cuáles deben pasar al nuevo POS, cuáles solo necesitan un archivo consultable y cuáles no hacen falta en la migración. Son resultados distintos: un recibo antiguo puede conservarse para consulta aunque no se convierta en una operación editable del sistema nuevo.
| Grupo de registros | Preguntas mínimas para la muestra |
|---|---|
| Productos y variantes | ¿Incluye identificadores estables, SKU, códigos, precios y atributos? |
| Inventario por local | ¿Indica local, cantidad, unidad y momento de corte? |
| Ventas y devoluciones | ¿Se entienden líneas, descuentos, impuestos y vínculo con la venta original? |
| Obligaciones con clientes | ¿Se verifican por separado tarjetas de regalo, saldos y anticipos? |
| Imágenes y adjuntos | ¿Son archivos, referencias funcionales o datos no incluidos? |
Comprueba los identificadores con un ensayo pequeño
Usa una copia pequeña pero representativa y la plantilla de importación prevista. Incluye un código con ceros iniciales, dos variantes de nombre parecido, un nombre con acento y un producto en dos locales. Compara identificadores y cantidades tras importar. Un archivo que abre sin errores aún puede asociar dos artículos diferentes al registro equivocado.
La documentación CSV de Shopify indica un archivo de inventario separado para cantidades de varios locales. La exportación de artículos de Square distingue todos los artículos de los que coinciden con filtros. Estos ejemplos documentados explican por qué «exportación de productos» no basta: revisa el alcance y las columnas del archivo concreto.
Concilia un día conocido antes de aceptar el archivo
Elige una jornada con una venta normal, un descuento y una devolución. Anota cantidades e importes del informe original, su zona horaria y el límite del día comercial. Reconstruye ese pequeño resultado desde los registros exportados. Pide explicar diferencias entre ventas, pagos y reembolsos en lugar de asumir que miden lo mismo.
Conserva tanto el número de registros como la suma monetaria. Dos ventas ausentes y un duplicado podrían producir un total aparentemente razonable. Comprueba algunos identificadores de recibo contra el original y cómo aparecen operaciones anuladas o canceladas. Es una prueba de aceptación, no una afirmación de que todos los proveedores exporten el mismo formato.
Separa el archivo histórico de los saldos iniciales
Decide cuánto historial necesita el nuevo sistema. Catálogo, existencias actuales y obligaciones pendientes pueden requerir importación operativa; ventas anteriores pueden conservarse en otro archivo. Evita importar ventas históricas de forma que cambien el inventario actual o vuelvan a crear importes ya pagados. Pide al proveedor de destino explicar qué crea cada importación.
Guarda una copia intacta de cada exportación, otra de trabajo y un documento breve de correspondencia de campos. Limita el acceso a quienes necesiten los datos de clientes o personal. Confirma qué registros y conservación necesita tu negocio antes de cerrar la cuenta anterior.
Acuerda la entrega final y las condiciones de salida
Anota quién genera la última exportación, cuándo se deja de editar el catálogo anterior, quién revisa los totales importados y dónde se registran las incidencias. Pregunta qué acceso histórico queda tras cancelar, qué exportaciones siguen disponibles y qué debes guardar antes. Los términos de VoVi contemplan propiedad de datos y exportación CSV; evaluar VoVi también requiere probar archivos de muestra.
El resultado es un registro breve de aceptación: archivos recibidos, campos comprendidos, muestras verificadas, totales explicados, saldos iniciales aprobados y archivo accesible por separado. El día del cambio, ese registro sirve más que una promesa general de migración sencilla.
Fuentes y verificación
Los datos del proveedor pueden cambiar. Confirma la cotización por escrito y los requisitos locales antes de contratar.